英語で伝える欠席連絡！これさえあればあらゆるシーンで困らない！メールの書き方と例文をご紹介！
グローバル化に伴い、ビジネスで英語を使う機会が格段に増えました。また小学校で外国語活動が取り入れられて以降、英会話教室の需要も高まり、英語はとても身近な存在になっています。
今回は、欠席連絡はどうやって英語で伝えるかについて紹介します。会議や授業の「欠席連絡」は迅速に行わなければなりません。急な欠席はメールで送ることが多いですが、英語でどう伝えるか慎重になりすぎて連絡が遅れてしまうことも…。
特に社会生活のなかで「報告・連絡・相談（報連相）」は信頼関係に関わってくるため、できればスピーディーな対応を心がけたいですよね！状況に応じてテンプレートとして使えるようにしていますので、ぜひご覧ください。
1. メール作成のルール
英会話教室ではLINEで連絡を済ますことができるかもしれませんが、ビジネスでの連絡手段はメールが主流です。実践的な英語表現の前に、まずはメールの基本的なルールをおさらいしておきましょう。
1-1. 件名
業務連絡やテストメールを含め、1日に百を超えるメールを受け取っているビジネスマンもいます。そのなかで、不適切な件名を設定してしまうと、迷惑メールと捉えられ確認してもらえない可能性があります。
そのため件名から一目で内容が分かるものを設定しましょう。
以下を参考にしてみてください。件名に名前を明記しておくとスムーズですが、相手が返信の際に「件名」を変えなければならないため、不満に思う方もいます。
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悪い例 |
良い例 |
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・Good Morning! ・Tomorrow ・About Meeting |
・ Missing the August 18, 2024 (Hanako Yamada) ・ Appointment: tomorrow possible? (Taro Yamada) ・ Absence Notification for next week (Ichiro Tanaka) |
- 授業に欠席の場合
・Absence due to [ 理由 ] on [ 日付 ]
- 仕事や会議に欠席の場合
・Unable to Attend [ Workもしくは会議名 ] on [ 日付 ]
1-2. メールの書きはじめ（宛名）
本文を書く前に、以下のように宛名をしっかり書きましょう。名前はスペルミスをしやすいので、失礼に当たらないように何度も確認してください。
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悪い例 |
良い例 |
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・To My Teacher ・Dear Alex |
Dear Professor, Smith Good afternoon, Mr. Alex |
名前については「姓か名」のどちらでも構わないので、普段呼んでいる名前を記してください。ただし、あまり親しい間柄ではない時は「姓」を使うようにしましょう。役職がある場合は、Mr.とMs.ではなく以下のような役職を忘れずにつけてください。
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役職名 |
English |
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社長 |
President |
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常務 |
Managing Director |
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部長 |
Manager |
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主任 |
Chief |
1-3. メールの本文（欠席連絡）
メールの本文では『①欠席すること、②欠席の理由、③今後の動き』をしっかり明記しておきましょう。相手に過不足のない情報を与えることで、相手もスムーズに対応することができます。
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風邪により会社を休む場合 |
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I’m writing to inform you that I have caught a cold since last night and am not feeling well. Unfortunately, I am afraid that I will not be able to come to work today. I apologize for any inconvenience this may cause. 「昨夜から風邪をひいてしまい、体調がすぐれないため、本日は出社できそうにありません。ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。」 I will get in touch with you when my cold gets better. 「体調が良くなり次第、ご連絡いたします。」 Thank you for your understanding. 「ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」 |
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解説 ・I am afraid that 〜「恐れ入りますが」を使うことで丁寧な表現になります。 ・I will 〜「〜します」を使って、どう対処するか明記しておきましょう。 ・get in touch with 〜「〜と連絡を取る」を意味します。 |
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家庭の事情で英会話教室を休む場合 |
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My parents informed me that I had to go back to Fukuoka as soon as possible for family reasons. I am afraid that I will not be able to attend your English class on [ 日付 ]. I apologize for any inconvenience this may cause. 「家庭の事情により、[日付] の英会話クラスを欠席しなければなりません。ご迷惑をおかけすることを、申し訳なく思っております。」 I will catch up on any missed work. 「欠席中の内容については、自分で確認しておきます。」 Thank you for your understanding. 「ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」 |
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解説 ・家庭の内容はプライベートな情報なので“for family reasons”「家族の事情で」を使って、やんわりと伝えておきましょう。 ・catch up on「追いつく」を使うことで、授業への熱意を伝えることができます。返信で学習内容を送ってくれるかもしれません。 |
1-4. 締めの言葉
最後には送信者の名前を書き記しておかなければなりません。名前以外にも、部署や学籍番号を記しておくと親切なので、こちらも記載しておいてください。
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ビジネスの場合 |
学生の場合 |
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Best regards, (敬具) [ Your Name (名前)] [ Your Position (役職名)] [ Your Company (会社名)] |
Best regards, (敬具) [ Your Name (名前)] [ Your Number (学籍番号)] [ Your Major (専攻名)] [ Your School (学校名)] |
以上が、メールの基本的なルールと作成の流れになります。件名から敬具まで書き落としのないメールを送ることで、相手にきちんと情報が伝わり円滑な関係が構築できます。
しかし情報社会では、何よりも連絡の速さが大切なので、慎重になりすぎて形式に囚われることなく、柔軟に対応していきましょう！
2. メールで使える具体的な英語表現
続いて、シーン別に実際に使用しやすい英語のフレーズをご紹介していきます。急な欠席や予定変更のお願いなど、有事の際にパッと使って困難を乗り切りましょう！
もちろん風邪や急なリスケは仕方のないものなので、気を病む必要はありませんよ！
I’m sorry that I could not attend the meeting today because I’m very sick.
「本日体調不良のため会議を欠席してしまい申し訳ございません。」
“I am sorry that〜”は「申し訳ありません」を意味し、こちらに何かしらの非がある場合に使います。
I regret that I must cancel the meeting due to traffic jams.
「交通渋滞で会議を中止せざるを得ないことを申し訳なく思います。」
“I regret that〜”もお詫びをする際によく使用します。
Currently, due to summer vacation, I am unavailable for correspondence until next week.
「現在、夏季休暇のため、来週まで対応できません。」
「unavailable(利用不可能な)」は、自身が何かをできなくなったことを伝える際によく使います。対義語の 「available(利用可能な)」もビジネスシーンでよく登場します。
例えば、オフィスで同僚に声をかける時に“Are you available?”「お手隙ですか？」と言うことができます。
I will attend the meeting, but I have another important meeting at the same time. I’m sorry, but I will need to leave part way through.
「ミーティングに参加しますが、重要なミーティングと時間がかぶってしまっているため、途中で抜けさせてください」
「another」も頻出する単語です。“another meeting”「別の会議」や “another appointment”「別の約束」や“another day”「別の日」のように、ほかの予定とダブルブッキングしている場合に利用できます。
I’m unable to make it that day. Could we reschedule for another day?
「その日は都合がつかないので、別の日に変更していただけますか？」
“make it”「都合が付く」というイディオムです。リスケをしたい場合は“Could we reschedule〜？”を使いましょう！
I think that I will have Friday off. Could we reschedule?
「金曜日は空くと思います。リスケしていただけませんか？」
“have A off”「Aに休みを取る」というイディオム。事前に予定が空いている日を伝えることで、スケジューリングがスムーズに進みます。
Could you change the time for the conference from 10 a.m. to 3 p.m.??
「会議の日程を午前10時から午後3時に変えていただけますか？」
相手に何かしらをお願いするときは“Could you〜?”「〜していただけますか？」を使いましょう。依頼する際の丁寧な表現なので、多くの場面で使うことができます。
同様の表現に“Would you〜?”がありますが、「cloud」は〜が可能かどうかを聞くのに対し「would」は〜をする意志があるかどうかを尋ねます。
そのため、できることが当たり前のことに対して“Would you〜?”を使ってしまうと、少し不自然な表現になってしまいます。
Would you mind if I send you my homework tomorrow?
「宿題は明日送ってもよろしいですか？」
また、相手に依頼するのではなく、自分がしたいことへの許可を訊く場合は「Would you mind if (〜してもよろしいですか？)」が効果的です。
Our office will be closed between Aug. 12 and Aug. 15 for summer break.
「当社は8月12日から15日を夏季休業とさせていただきます。」
“summer break”は「夏季休暇」を意味します。個人の休みは「vacation」を使うのが一般的ですが、会社や組織・団体の休暇は「break」を用います。
メールの送り名を“Dear Valued Customer”にすることで顧客向けに送信することもできます。
In case of an emergency please contact me on the phone number below.
「緊急時は、以下の番号にお電話をお願いします。」
有事の際を想定した一言です。“In case of an emergency”「緊急時は」を指す副詞節。もちろん電話を受けたくはないと思いますが、あらゆる場面を想像しておくと臨機応変に対応できます。
3. おわりに
欠席や日程変更の連絡は早いうちに送りましょう。英語で「報連相」を直接指す言葉はありませんが、どの国のビジネスマンにとっても時間は貴重な財産なので迅速な対応が求められます。
加えて情報を漏らすことなく、丁寧な表現を使うことによって、相手との円滑な人間関係が育まれるでしょう。
ただし、あまり文法や表現を気にし過ぎると、連絡が億劫になってしまうこともあるため、そこまで気にしなくても大丈夫です。お互いに気遣いさえあれば、上手く物事を進めることができるでしょう。
