【ビジネス英語】「遅れる」際に使える英語フレーズ・メールの書き方を解説

更新日：2024年8月1日ビジネス英語

【ビジネス英語】「遅れる」際に使える英語フレーズ・メールの書き方を解説

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「やばい！会議に遅れそう！」
「資料をクライアントに提出しないといけないけど、納期に間に合わない」

ビジネスの場面で、上記のような事態に陥った経験のある方は少なくないでしょう。今回はそんな事態に直面した際、英語で相手方への連絡・メールをする方法について解説します。この記事はこんな方におすすめです。

英語で「遅れる」ことをフォーマルに伝えたい
クライアントにできるだけ悪い印象を与えずに納期を延長する英語フレーズを知りたい
英語メールの書き方を知りたい

本記事では、ビジネスの現場における「遅れる」際に使える英語フレーズとメールの書き方について解説します。

記事後半では、実際に使えるメールの書き方をテンプレ形式で紹介しているので、そのままコピペしてご利用いただけますよ。

【場面別】ビジネスで提出が遅れる際に使える英語フレーズを徹底解説

ビジネスシーンで遅れる場合のフレーズは、状況に応じて適切な言葉を選ぶことが重要です。以下に、会議に遅れる、資料の提出が遅れるなどのシチュエーション別で使える英語フレーズを解説します。

アポイントメントの時間に遅刻する場合
資料の提出が遅れる場合
納期を延長したい場合

ひとつずつ見ていきましょう。

場面①：アポイントメントの時間に遅刻する場合

アポイントメントの時間に遅刻する際には、大きく分けて3つの英単語を使い分けましょう。

tardiness：公式な文脈（学校や職場など）で用いられる
late：日常会話の際に用いられる
delay：交通機関の遅れやイベントの開始が遅れる場合に用いられる

例えば、”tardiness”であれば相手クライアントなどの自社の人間以外への連絡の際に用いましょう。その一方で、会社の同僚に連絡する際は”late”を用いるのもOKです。

I apologize, but I am running late for our appointment. I expect to arrive in ◯ minutes.（申し訳ありませんが、予定の時間に遅れています。◯分後に到着予定です。）
I apologize for the delay caused by unexpected traffic. I am on my way and will arrive shortly.（予期せぬ渋滞による遅れで申し訳ありません。現在向かっており、間もなく到着します。）
I sincerely apologize for my tardiness. Thank you for your patience.（遅刻してしまい、本当に申し訳ありません。お待ちいただきありがとうございます。）

場面②：資料の提出が遅れる場合

資料の提出が遅れる際には、迅速に謝罪し、遅れる理由を説明しましょう。その際は遅れた理由にあわせて、新しい提出予定をこちらから明示することが重要です。

何度もメールのやり取りを繰り返さないためにも、一度のメールで必要な情報を伝えきることも礼儀のひとつです。

以下に、資料提出が遅れる際に使える英語フレーズをいくつか紹介するので、使えそなものがあればメモしておいてください。

I apologize for the delay in submitting the report. Due to 〇〇, I will not be able to meet the original deadline.（レポートの提出が遅れてしまい、申し訳ありません。〇〇のため、当初の締め切りに間に合いそうにありません。）
I will ensure the report is submitted by [new deadline]. Thank you for your understanding.（レポートは[新しい締め切り]までに必ず提出します。ご理解いただきありがとうございます。）
I sincerely apologize for the late submission of the report. Thank you for your patience.（レポートの提出が遅れてしまい、本当に申し訳ありません。お待ちいただきありがとうございます。）

場面③：納期を延長したい場合

提出に遅れる前に納期の延長を依頼する際には、理由を明確にしつつ、できるだけ早くに連絡しましょう。直前の納期変更でなければ対応してもらえる可能性も上がるからです。この場面でも、相手の理解を求めるとともに、新しい納期を提案することが重要です。

I apologize for the inconvenience, but we need to request an extension on the deadline due to [reason].（ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、[理由]のために締め切りの延長をお願いする必要があります。）
Could we please extend the deadline to [new date]? We will ensure the highest quality of work.（締め切りを[新しい日付]まで延長していただけますか？最高の品質で仕上げることをお約束します。）
Thank you for your understanding and flexibility. I’m committed to delivering the best results.（ご理解と柔軟な対応に感謝します。最高の結果をお届けすることをお約束します。）

以上のフレーズを使うことで、ビジネスシーンにおける遅延や納期延長の際に、プロフェッショナルかつ誠実な対応を示すことができますよ。

提出が遅れる際に相手に悪い印象を与えない英語メールのコツ3選【テンプレあり】

ここまでは、ビジネスシーンにおける「遅れる」ことを伝える英語フレーズをたくさん紹介しました。

次の項目では、ビジネスで資料の提出が遅れた場面に絞って「メールの書き方のコツ」を解説します。ここで紹介する3つのコツを押さえてメールを書けば、相手に与える印象を大きく変えられます。

最後に3つのコツを踏まえたメールテンプレも記載しておくので、実用的な内容になっていますよ。

コツ①：相手に検討する余地を与えずに、納期の延長を求める

相手に提出が遅れる旨をメールで伝える際、新たな提出日時をこちら側から提案しましょう。そうすることで、メールの論点が「あなたが遅れたこと」ではなく「提出日時をどうするか」に切り替わるのです。

相手に送れることの拒否する余地を与えないためにも、メールを送る際は具体的な日時をこちら側から設定し、納期の延長を求めてみてください。

コツ②：遅れる理由を述べる際は受動態を使う【自分が原因を作ったのではない風に見せる】

遅延の理由を述べる際に受動態を使用することで、自分が原因を作ったのではないように見せることができます。

ネイティブの中でも受動態の表現は“責任逃れ”のように聞こえるという理由から嫌われることもありますが、実際はそれを狙って受動態を上手に活用する方が多いのが実情。真摯に謝ることも大切ですが、上手に責任を別のものにすり替えるのもひとつの手です。

コツ③：ちゃんと手を尽くした旨を真摯に伝える

提出が遅れてしまったことは、もう変えられません。しかし、そのプロセスの中で「精一杯頑張ったんだ」というのを伝えることも大事です。言い訳がましく聞こえてしまってはいけませんが、最大限の努力をしたことを述べたうえで謝ると、相手の印象は少し改善するでしょう。

以上、3つのコツを踏まえたメール文のテンプレです。参考にしてみてくださいね。

【テンプレ】

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well.

I am writing to inform you that due to unforeseen circumstances, the completion of [Project/Task Name] will be delayed. The situation has caused unexpected setbacks, and I would like to propose a new submission date of [Proposed New Date].

Extensive efforts have been made to adhere to the original schedule, but the delays were unavoidable. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding in this matter.

Thank you for your attention to this request. I look forward to your confirmation.

Best regards,

[Your Name]