これで安心！ビジネス英語で電話対応するときに覚えておきたいフレーズ厳選まとめ【会話例も紹介】
ビジネス英語での電話対応は、多くの人にとって緊張の瞬間です。
でも、もう安心してください。よく使われる定番フレーズを覚えれば、安心して対応できるようになります。
本記事では「電話を受ける」「電話をかける」「留守番電話を残す」といったシチュエーション別に、役立つフレーズを紹介します。
「May I ask who’s calling?」や「Could you hold on for a moment?」など、丁寧さを保ちつつスムーズに会話を進められるフレーズを覚えて、ビジネス英会話を攻略しましょう。
これらの表現を身につければ、自信を持って電話対応に挑めるようになります！
ビジネス英語で電話対応するときに覚えておきたいフレーズまとめ
ビジネス英語で電話対応するときに覚えておきたいフレーズを、3つのシチュエーション別で解説します。
- 電話を受けるとき
- 電話をかけるとき
- 留守番電話を残すとき
ひとつずつ見ていきましょう。
電話を受けるときの英語フレーズ
1. 電話に出る
電話がかかってきたときの第一声としては、以下の英語フレーズがおすすめです。
- Good morning/afternoon, this is [自分の名前] from [会社の名前]. How may I help you（おはようございます/こんにちは、[会社の名前]の[自分の名前]です。どうされましたか？）
- Thank you for calling [会社の名前], [自分の名前] speaking.（お電話ありがとうございました）
最初のフレーズでは、自分の名前と会社名を名乗り、相手の要件を尋ねます。これは、ビジネスでよく使われる定番の電話応対フレーズなので覚えておきましょう。
時間帯によって「Good morning」や「Good afternoon」を使い分ける点には注意してください。
もう一つのフレーズでは、電話をかけてくれたことに対して感謝の意を表しています。
「Thank you for calling（お電話ありがとうございます）」という表現は、丁寧さをアピールできるので、第一印象を良くするために役立つでしょう。
2. 相手の会社名や名前を聞く
電話に出て自己紹介した後は、相手について尋ねるのが典型的な流れです。その際に使えるフレーズが以下の2つになります。
- May I ask who’s calling, please?（どちら様でしょうか？）
- Could you please tell me the name of your company?（会社名を教えていただけますか？）
両方のフレーズともに、丁寧に相手の名前を尋ねることが可能です。電話では相手の「名前」と「会社名」を聞くことが多いので、その情報は必ずメモしておいてください。
3. 担当者を確認する
相手が電話をかけるときには、必ず理由があります。その疑問を解決できる適任者に電話を繋ぐ必要があるでしょう。
相手が誰と電話をしたいかを聞くことができるフレーズがこちら。
- Who would you like to speak to?（どなたとお話ししたいですか？）
- Are you looking for someone in particular?（特定の方をお探しですか？）
Who would you like to speak to?はシンプルかつストレートな表現で、直接的に聞くことができます。これにより、無駄なく会話を進めることができます。
ただし、初めての電話の相手の場合はより丁寧な表現が求められるでしょう。その際はAre you looking for someone in particular?のフレーズがおすすめです。
1つ目のフレーズよりも丁寧な印象を与えられます。
4. 相手に待ってもらう
担当者がわかったら、担当者へ繋ぐだけですが、その際に相手に少しの間待って貰う必要がありますよね。その際に使えるフレーズがこちらです。
- Could you hold on for a moment, please?（少々お待ちいただけますか？）
- Please hold the line while I transfer your call.（お繋ぎしますので、そのままお待ちください）
Could you hold on for a moment, please?と言えば、相手に待つ必要があることを丁寧に伝えられます。
ビジネスの現場では相手をリラックスさせることが大切なので、こうした柔らかい表現も使いこなせるとワンランク上のビジネス英会話が習得できます。
2つ目のフレーズも電話の転送時によく使う定番フレーズです。「hold the line（電話を保つ）」という表現は、電話を切らずに待つという意味で、ビジネスでも日常生活でもよく使われる頻出フレーズです。
5. 電話を切る
最後に電話を切る際のフレーズを紹介します。
- Thank you for calling. Have a great day!（お電話ありがとうございました。良い一日をお過ごしください！）
- Is there anything else I can assist you with?（他にご用件はございますか）
Thank you for callingは、相手への感謝を表す定番の表現です。続けてHave a great day!と付け加えることで、相手へ好印象が与えられます。
Is there anything else I can assist you with?というフレーズは「最後まであなたの役に立ちたい」という意味を相手に伝えられます。
以上のフレーズを覚えておけば、相手から電話がかかってきたときにも慌てず対処できるでしょう。
電話をかけるときの英語フレーズ
次に、電話をかける時の英語フレーズを紹介します。
1. 会社名と自分の名前を名乗る
電話をかける際は、自分から会社名と名前を伝えるようにしましょう。
- Hello, this is [自分の名前] from [会社名].（こんにちは。こちらは〜の〜です。）
- Good morning, my name is [Your Name] and I’m calling from [Your Company].（おはようございます。私は〜の〜と申します。）
Hello, this is [自分の名前] from [会社名]のフレーズは、電話で自己紹介する際に最も使われるフレーズです。このまま型として覚えておけば、問題ありません。ポイントは”I am”ではなく”This is”を使う点です。
また、2つ目のフレーズのように挨拶をしたうえで”I am 〜”と自己紹介するのも問題ありません。
2. 要件を伝える
次に、要件を伝えます。その際に使える汎用フレーズがこちらの2つです。
- I’m calling to discuss…（〜についてお話ししたくてお電話しました）
- The reason I’m calling is…（お電話した理由は〜です）
「I’m calling to discuss…」は、要件をスムーズに伝えるのに使えます。電話の目的を簡潔に伝えることは、相手の時間を取らないという配慮にも繋がるので、おすすめのフレーズです。
「The reason I’m calling is…（お電話した理由は〜です）」も、同様に要件を明確に伝える方法です。こちらのフレーズは少しフォーマルな印象を与えるので、相手によって使い分けてみましょう。
3. 担当者への取次ぎを頼む
要件によっては、電話の取次ぎをお願いする必要もあるでしょう。その際に使えるフレーズも2つ紹介します。
- Could you please put me through to [Person’s Name]?（[担当者の名前]に繋いでいただけますか？）
- May I speak to [Person’s Name] in the [Department], please?（[部署名]の[担当者の名前]とお話しできますか？）
1つ目のフレーズは、丁寧かつ簡潔に担当者への取次ぎを依頼する表現です。より詳細に伝える際には、2つ目のフレーズのように部署名を伝えるとさらに良いでしょう。
電話でのコミュニケーションはジェスチャーなどがない分、言葉の情報が重要な役割を果たします。こうした詳細な依頼を行うことで、スムーズに取次ぎをしてもらえます。
留守番電話を残すときの英語フレーズ
留守番電話を残すときも、基本的には「電話をかける時のフレーズ」を使えばOKです。
コミュニケーションコストをできるだけ減らすためにも、一度に伝えるべき情報を伝えきることが大切になります。
事前に伝える内容を箇条書きで記しておき、それに対応する英語フレーズを準備しておけば、スムーズに英語で要件を伝えられます。
英語の電話対応で緊張しなくなるには？
英語の電話対応で緊張しなくなるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
まず、よく使われる定型フレーズを事前に覚えておきましょう。挨拶や相手の名前の確認、伝言を承る際のフレーズなどを身につけておくと、対応の基本的な流れがスムーズになります。
また、すべてを覚えられないという方は事前に箇条書きでフレーズや聞く内容を書いておきましょう。そうすれば、電話対応をリラックスして受け答えできます。
さらに、リスニング力を高めることも重要です。「相手の英語が聞き取れない」ことで緊張する方も多いので、その不安感を払拭することができます。
もちろん、一朝一夕で英語が聞き取れるようになるわけではありません。
しかし、毎日英語のポッドキャストを聞いたり、オンライン英会話に取り組んだりすることで、リスニング力は確実に伸びていきます。地道に継続することが一番の近道です。
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まとめ：英語の電話対応に慣れるには、ビジネス英語を学ぶのもおすすめ！
今回は、英語の電話対応で使える英語フレーズをシチュエーション別で解説しました。
英語での電話対応は慣れるまで、誰しもが緊張するものです。しかし、経験を積むことでだんだん慣れてきます。
オンライン英会話などを活用して英語をアウトプットする経験を積めば、電話対応だけでなく、ビジネスの現場で英語を使うことを強みにできます。
