海外クライアントとのミーティング……何に気をつければいいの？

グローバルに展開する企業では、世界中に本店や支店を持ち、さまざまな国籍のクライアントや同僚、上司とミーティングをする機会があるはずです。

最近では技術の発達もあり、世界中の人とインターネット上のチャットやオンライン会議でやり取りを行うことも当たり前になってきました。

言語や文化が異なる相手とのミーティングでは、世界的に話者の多い英語で進められるのが一般的と言われています。お互いに顔を見ながらのミーティングでは、当然ながら英会話のスキルも求められます。

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海外クライアントの求めることとは

海外クライアントが求めることは、お互いに利益のある取引ができることです。

そのために決裁権限がある責任者が、ミーティングの場に足を運んでいるケースも多く見られます。

ビジネスとしてミーティングに出向いているので、先方も聞き取りやすい英語を話してくれるかもしれません。

しかし、相手によっては肝心の商談の条件としてはやは自分たちに有利になるように交渉してくるかもしれません。

そこで英語が曖昧なままに相手の意見を鵜呑みにしてしまっては、こちらが不利な状態で取引が進んでしまうかもしれないので、英語を勉強するということが非常に重要になってきますよね。

以上のことをふまえて、本格的な契約の場では、こちら側も責任者が応対することと、ミーティング中に相槌のつもりで肯定の返事を多用しないで済むような英語力を身につけることがポイントとなります。

海外は日本とは比べ物にならないくらいに契約社会と言われるくらいです。

日本でもそうですが、一度合意した契約内容は必ず履行する義務がありますよね。日本よりもそのあたりが厳格なので、海外の場での肯定、否定は少しだけ気をつける必要があるかもしれません。

海外クライアントとのミーティングで気をつけること1

ここからは海外のクライアントとの商談で、気をつけるべきポイントをいくつか紹介していきます。

最初に紹介するポイントは契約における日付です。この契約期間が明確になっていないと、想定外の損失を被ってしまうおそれがあります。

たとえば、納品してからの検収が長引いてしまったら、納期守れなかったことで損害賠償責任を問われることになりかねません。

ミーティングに出ている海外クライアントとは違う会社が受入先になっているケースでは、その国の法律も絡んできて、かなり複雑な事態になることも想定できます。

そのため、契約書における契約日、納品日、検収日を定義しておくのが鉄則です。

輸出入の手続きでは、日本国内でもしかるべき手続きを済ませなければ船舶に積載や荷卸しができないので、確実に契約した場所まで到着できるだけの日程を確保しておく必要があります。

海外クライアントとのミーティングで気をつけること2

海外クライアントは対等な取引相手であり、ミーティングにおいて過剰に接待する必要はありません。

その国の文化もあるため一概には言えないものの、相手を困惑させるような態度はできるだけ避けましょう。

ミーティング中には相手の目を見ながら話すのがマナーの国もあるので、事前にどのような文化や慣習なのかをチェックしておくとスムーズです。

それから、英語のヒアリングとスピーチが苦手であっても、相手の話している内容が分からないまま肯定することはやめておいた方が賢明です。

相槌を打つ感覚でイエスと話していたら、クライアントの主張が全面的に認められた、と勘違いされる可能性があります。

海外クライアントとのミーティングで気をつけること3

海外クライアントが参加するミーティングでは、契約内容についての最終的な調整を行います。

そのため、契約書において不明な点や、定義されていない部分については、クライアントが後から自由に決めてしまうぐらいの考えで臨むのが鉄則です。

逆に言えば、具体的な時間、行動の主体、実施する場所、行動の内容を全て明確にするという基本原則を徹底して、契約書に細かく記載しておけば、いざ納品の段階になってからのトラブルを予防できます。

英語を駆使した契約書作成とチェックは難しく、場合によってはプロの翻訳家に依頼して最終確認をするぐらいの慎重さが求められます。

日常的な連絡としては電話やメールが主流ですが、こちらでも迅速かつ適切な対応をしなければいけません。

もし予定より納品が遅れるといった話が出てきたら、正確な日付の確認と関係各位への連絡をすぐに行い、スケジュールを再調整する必要があります。

まとめ

海外クライアントと直接会うミーティングでは英語で行うのが普通であり、その決定事項は契約書への記載をもって証明されます。

契約書に基づいて全ての事柄が進んでいくので、曖昧な内容ではなく、いつ誰が見ても理解できるほどの具体性が必須です。

いざという時の対応についても制限を設けておき、取引先のミスは保証の対象外となる免責事項も記載しておきましょう。