グローバル化の波に乗れ！海外とのテレビ会議をうまく切り抜けるコツ
グローバル化が進む中、職場で英語が聞こえるなんてことは珍しくありません。
たとえば、ＩＴ企業のエンジニアなら、システムを作るベンダー側にもエンドユーザーの企業側にも、外国人の方が多数在籍しています。
彼らと仕事上のやりとりでは、英語を使う必要があります。職場で対面の英会話はなく、電話やテレビのみという方も大勢います。今回は、海外とのテレビ会議を成功に導くコツを、便利フレーズなどと共にご紹介いたします。
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英語であいさつする場合の例文やフレーズ(テレビ会議編)
対面であれテレビ会議であれ、まずはしっかりあいさつし、相手に自分を認識してもらうことが会議のスタートです。
対面の会議とテレビ会議で、英会話のあいさつに使用するフレーズに違いはほとんどありません。
以下は、初めて話す相手向けにあいさつする場合を想定したフレーズ例です。
・Nice to meet you.（はじめまして）
・This is Kenji from the finance department.（財務部のケンジと申します） ※対面では自分のことを「This is～」と言いません。しかし電話の場合、最初に発話する際「こちらは～」という意味で「This is～」と表現すると自然です。
・I am the finance lead in this project.（私が今回のプロジェクトの財務責任者です。）
・I am happy to get a chance to work with you to achieve the project goal.（プロジェクトの目標を達成するために、皆さんと一緒に働く機会を得られてうれしく思います）
準備事項や使える英語フレーズ
会議が始まると発言も多くなり、話題が急に変わることもあります。
そのため、あまり発言できずに会議が終わってしまうかもしれません。
会議を成功させるためには、事前に会議の目的やアジェンダを確認し、質問したいことをリストアップしておくことが重要です。
これらの事項は、必ずパソコンのメモ帳に書いて、開いた状態で会議を待ちましょう。
このメモを効果的に使うためのフレーズの例を以下に紹介します。（メモの使い方は後述）
・Today’s meeting goal is to decide the high level schedule.（今日の打合せのゴールは、大まかなスケジュールを決定することです）
・Let us confirm today’s agenda.（今日のアジェンダを確認させてください）
・I’d like to confirm three things during the meeting.（この打合せ内で3点確認させていただきたいです）
・What would be the next actions？（次のアクションは何ですか？）
・My understanding is ～. Am I correct?（私は～と理解しています。合っていますか？）
海外との電話会議やテレビ会議を成功させるために
会議成功のコツとして、上記メモを見せながら会議をリードすることがおすすめです。
電話やテレビでの会議では、パソコンを眺めながらのことが多いはずです。
パソコンの画面を共有する「画面シェア」ツールなどを使うと効果的でしょう。
「メモ」と「画面シェア」を利用し、積極的に会議をリードするのが成功の秘訣です。まず、自分が議事録係でなくても、議事をメモします。
そして、頃合いを見て画面をシェアします。”Let me share my screen.”と言えば大丈夫です。
そして、上記参考用フレーズなどを使用し、アジェンダやゴールを再確認していくのです。 リスニングできていないところはタイプの手が止まりますので、「Can you say it again?」と言えば大抵ゆっくりと話してくれます。
もしくは、「Can you type it？」と言って、その人がタイプしたメモ帳をシェアしてもらうのも方法のひとつです。このようにして、参加者の確認を得ながら、当初のアジェンダを消化していくのが、海外とのテレビ会議を成功に導く秘訣です。
まとめ
このように、海外とのテレビ会議を切り抜けるコツは、事前準備と会議中の進行方法にあります。
いくら英会話のあいさつや便利フレーズを習得しても、それを使うタイミングを作れなければ意味がありません。
会議には目的があり、アジェンダが決まっているものです。
しかし、たいていの場合テーマからそれた内容を話し始めます。その時「メモ」と「画面シェア」を利用し、会議を軌道に戻せれば、会議成功の立役者となれるでしょう。
