英語の会議が難しい？会議前・中・後の攻略法をグローバル企業で働く筆者が解説！
自分がよく慣れたトピックでも日本語ではなく英語で会議するとなると、
「とにかく難しそう」
「会議の流れをどう仕切ったら良いかわからない」
「自分の発言のタイミングがうまく掴めない」
…そう悩んでいる人も少なくないはず。
特にここ数年は、ZOOM等の会議アプリを利用したオンラインミーティングの機会がどの企業でも増えていることでしょう。
ここでは、アメリカ本社で17カ国に拠点を置くグローバル企業のオーストラリア法人に勤務し、世界各国の同僚たちと日々英語でオンライン会議を経験している筆者が、英語での会議前・中・後の攻略法を実例を混ぜつつ解説します。
英語での会議が難しいと感じる要因3つ
1. リスニングに付いて行くのが大変
リスニング能力が不十分で、そもそも何を話しているか、何が議論の中心なのかがわからないと、自分の意見を述べることは不可能です。
「英語会議＝英語ネイティブとの会議」とは限りません。
EU諸国やAPAC地域の国々など、母語が英語以外の英語話者たちと単純に「公用語・共通語」として英語を使うだけの場合も多いです。
英語を話すスピードや特徴も人それぞれ。個々人の元々の話し方もあれば、母語の影響が色濃く出ている場合もあります。
「多様な英語での会議」に慣れること、そして相手の英語の発言を瞬時に脳内で処理し、反応する反射神経も日本語だけでの会議の時より強く求められるでしょう。
2. 議論の進め方がわからない
自分が司会進行役になったのはよいものの、英語でどう進めて良いのかわからない。
そう困っている方もいるかもしれません。
全体的な流れは日本語での会議と大きくは変わりませんが、実際に英語で会議を始める、結論をまとめる、次の議題に移る、会議をクローズするなど、会議の流れに応じた適切なフレーズを知っておくことが必要です。
3. 発言のタイミングがわからない
頷きながら聞いているだけでは会議に「参加」したことにはなりません。
賛成・反対の意見とその理由を述べたり、些細な疑問でも良いから不明瞭な点をクリアにすることは大切です。
とはいえ議論が流れるように進んでいると、自分がどこでカットインして良いかわからず、結局聞いているだけで終わってしまうということもあるでしょう。
英語かつオンラインでの会議だとそのハードルが二倍に感じる人もいるかもしれません。
オンラインならではの発言機能を駆使したり、発言を始める際の表現を身につけておくことで対処できるようになるでしょう。
会議前：英語でアジェンダを整理し会議の流れをイメージしておく
英語でアジェンダを整理し事前に共有
英語での会議と言っても基本的な会議準備は日本語で行うそれとそう大きくは変わりません。
WordやOne Note等で事前にアジェンダ（議事次第）を作成し、添付ファイルやドライブ上で関係各者と共有しておくとスムーズです。
自分が提起したい議題の他に、他の参加者から何が提起されるのかを事前に確認しておきましょう。
わからない事案があれば、事前に日本語で背景知識を下調べしておくことも大いに役立ちますよ。
必要な用語の英訳を手元で調べておく
日常的に日本語ベースで使用している社内用語や業界用語について、英語会議になった際に「あれ、そういえばこれ、英語でどう言うんだっけ？」と戸惑ってしまうこともあるでしょう。
プロの日英同時通訳者でも、現場に入る準備として、その業界の専門用語を日本語・英語でリストアップし頭に叩き込んでおくそう。
私たちは暗記までする必要はありませんが、主要な用語は普段からリストアップしてスプレッドシートなどに自分で書き留めておき、自分だけの「日英ビジネス用語集」を作るのも効果的です。
関連記事：企業の社内公用語が英語になったらどう対応すべき!?【米国発グローバル企業で働く筆者が解説】
会議中：オンラインならではの機能もフル活用し相互理解を高める
会議のアイスブレイクになるスモールトーク
社内会議や見知った取引先との会議であれば、いきなり本題に入るよりも、スモールトークから始めるのが良いでしょう。
特にオンラインの場合は、参加者が会議画面に続々とログインして来るので、沈黙のまま全員揃うのを待つよりも
“Hi, I can hear you.” （あなたの声、ちゃんと聞こえていますよ。）
と一声かけてあげると相手が安心してくれます。
タイムゾーンが異なる地域からの参加者がいる場合は、
“What time is it at your place?”
（あなたのところでは今何時ですか？）
“How is the weather in your place?”
（あなたのところの天気はどうですか？）
といったフレーズもちょっとした会話のきっかけになります。
アジェンダの確認・質問・賛否には定番フレーズを使って対応
会議の場で使われる英語表現は、ある程度定番のフレーズが決まっています。
手紙を書いたりスピーチをするわけではないので、気の利いた言い回しや、オリジナリティを発揮しようと気負う必要は全くありません。
大事なのはトピックについて自分がどう思うか、賛成・反対か、その理由は何かを明確にすること、
流れを滞らせずに定められた時間内に円滑に議論を進めることです。
英語会議で使えるフレーズ集をあらかじめ押さえておき、アジェンダが事前共有された段階である程度自分の意見を手元で「下書き」しておくことも有効です。
会議中、他の人の発言を踏まえ、その「下書き」に肉付けしたりアレンジを加えて行けば自分の意見をしっかり言うことができます。
関連記事：もうあわてない【徹底解説】英語会議で使えるフレーズ集
画面共有・挙手ボタン等、オンラインならではの機能もフル活用
特にオンライン会議の場合、画面共有での視覚補助（visual aid）や、チャット機能でコメントや関連資料のURLなどを共有できることが大きなメリットです。
口頭での説明に自信が持てない場合でも、事前に伝えたいことを簡潔にまとめたスライドや、図解説明などを用意しておくことで、聞き手の理解を補うことが可能です。
相手の発言にカットインすることがためらわれる時は、挙手ボタンを使って「自分からも意見がある」ことを表明するのも効果的です。
司会進行役が次に指名してくれるでしょう。
他の人の発言に補足資料や、ちょっとしたコメントがある場合はチャット機能で送るのも一手です。
英語会議で特に大切なのは「自分の意見を英語でそつなく堂々と言えるか」ということではありません。
「参加者全員が認識の足並みを揃え、会議を終えることができるか」であると考えると、「どうしたら相手が理解しやすくなるか」と言う相手の視点に立つことができるはずです。
会議後：議事録の共有や録画のトランスクリプションで理解を補う
議事録（minutes）を共有しモレがないかを確認
日本語での会議で、会議後に担当者が議事録の作成・回覧を行う企業は多いでしょう。
英語会議でも同様に、議事録（minutes）を作成し、メール添付やドライブ上で共有するといった手順が発生することが多くあります。
英語だとつい気張ってしまうこともあるかもしれませんが、何も自分一人で完璧に完成させようとする必要はありません。
自分の聞き取りが追いつかなかったところ、結論に今一つ自信が持てないところなど、双方に補い合って完成させてゆけば良いのです。
大事なのは「自分が完璧に理解すること」よりも「参加者全員の理解の足並みを揃え、会議後の正確なアクションに繋げられること」と思うと良いでしょう。
オンライン録画のトランスクリプション機能を活用
英語でオンライン会議を行う場合、参加者全員に断りを入れたうえで録画機能を使い、会議を録画しておくことも役に立ちます。
当日出席できなかった参加者が、議事録だけで後から追いかけるよりもビデオ録画も併せて視聴した方が、会議の雰囲気や論点がより明確にわかります。
何より、自身で会議の復習をしたり、議事録を作成する際、うまく聞き取れなかったり話の流れに付いていけなかったりした部分をスムーズに遡って確認できるのは大きなメリットです。
また、Microsoft Teamsのミーティングに付いているトランスクリプション（transcription: 文字起こし）機能やサブタイトル（subtitle:字幕）機能も聞き取りや議事録作成の大きな補助になります。
「多様な英語での会議」への耐性を付ける、フィリピン人教師との英会話レッスン
英語が国全体で「公用語」のフィリピン
英語での会議＝英語ネイティブとの会議とは限らない、というのは先に述べた通りです。
むしろ日頃から、非英語母語話者とのビジネス英会話のトレーニングを積んでおくことが、英語会議の良いトレーニングになるでしょう。
QQEnglishの教師たちが暮らすフィリピンの公用語はフィリピン語（マニラ周辺で話されているタガログ語が元になった言語）そして英語です。
フィリピンでは英語は「フォーマルな言語」と認識されていることもあり、職場など公共の場で使用される他、 広告や道路標識、テレビも英語表記でされています。
日本人学習者への指導経験も豊富！正社員のフィリピン人教師陣
QQEnglishの教師は全員が正社員のフィリピン人教師です。
日本語母語話者のあなたは、英語での会議で「相手に迷惑をかけたらどうしよう」とためらう気持ちや不安もあるかもしれません。
日本人英語学習者への指導経験も豊富な彼らは、そんなあなたの気持ちに寄り添い、背中を推してくれることでしょう。
母語としてではなく、公用語としての英語話者であるフィリピン人教師との英会話レッスンを重ねることで、多様な英語に慣れ、自信を付けることができます。
英語会議の予行演習に最適な英会話レッスン
QQEnglishが提供するBoost Coachingの学習プログラムでは「カランメソッド」と「英会話レッスン」を並行して受講することで、効率的かつ着実に、ビジネス英語の実力を培って行くことができます。
1回50分・週6日のカランメソッドで英語会議に必要な反射神経を鍛える
1回50分・週6日のカランメソッドでのレッスンでは、徹底的にアウトプットの基礎力を鍛えます。
カランメソッドはイギリスで50年の歴史があり、世界30カ国以上で使用されてきました。
QQEnglishは日本では初めての正規認定校として、オンラインレッスンを通じ数多くの方に利用されています。
特に、徹底的に反復するように設計されているのが大きな特徴です。
カランメソッドでは、教師のハイスピードな質問を聴き取り、それに対する回答を即座に求められます。
口頭でのコミュニケーションが主である英語会議で特に必要なのは、相手の発言を聞いて、自分の考えをまとめ、スムーズに答えるための英語の反射神経。
カランメソッドでトレーニングを積むことで、ビジネスの場に必要なリスニング・スピーキング力を自然と伸ばすことができます。
そして、教師は「生徒の間違いを即座に指摘する」というのが前提かつ目標として含まれているため、ビジネスの場で相手に正しく自分の発言の意図を伝えるのに必要な「正しい英語の文法と発音」を身につけることに役立ちます。
カランメソッドについて詳しくはこちら：
カランメソッドの効果とは？日本初の正規認定校が解説
25分・100回の英会話レッスンで英語会議の予行演習を
Boost Coachingの受講者はカランメソッドでのレッスンに加えさらに、25分・100回分のオンライン英会話レッスンを利用することができます。
英語会議で自分が一参加者になる、司会進行役になるといった場面設定や文脈で、より実際的な練習を積み重ねることができます。
50分・週6日のカランメソッドのレッスンが基礎のドリル練習だとしたら、こちらはより自由度の高い応用練習の位置づけです。
より自分の直近のタスクや実務と高いトピックについて、英語での表現力に磨きをかけることができます。
関連記事：【緊急】海外赴任が決まったのに英語ができない人へ。100日間で圧倒的英語力を身につける方法を解説！
ビジネス英語力を伸ばすコーチングサービス
多忙なビジネスパーソンに寄り添う進捗管理・アドバイス
「英語コーチング」のサービスは一般的に、日本人コンサルタントが提供するのが主流です。
受講コースの学習シラバスに基づいた英単語や文法知識の学習進捗管理や、モチベーションを維持しつつ学習を習慣化させるための定期カウンセリング、学習アドバイスをベーシックなサービスとしている場合が多いでしょう。
QQEnglishの Boost Coachingでは、上記のカランメソッドレッスンと、100回の英会話レッスンに加え、あなた専任の英語コンサルタントが週次でカウンセリングを行い、学習者の進捗を確認します。
日々の業務で多忙なビジネスパーソンであっても、専任コンサルタントのサポートがあることで、次のカウンセリングまでの1週間の目標を設定し、個別指導を受けながらアウトプット力を向上させていくことが可能になります。
次の英語会議ですぐ使える！ビジネス英語力を効果的に伸ばす綿密なフィードバック
「仕事でもタスク管理は得意だから、自力でもなんとかできそう」
そう思う方もいるかもしれません。
英語コーチングのメリットは、単なる進捗管理・アドバイスだけではありません。
英語コーチングの一例として、コンサルタントがレッスン中のあなたのパフォーマンス動画を客観的に分析し、伸びた点や改善点を綿密にフィードバックしてくれます。
レッスン中は教師の英語を聞き取り、自分が話すことで精一杯、なかなか客観的に自分の発話を分析したり、内省することは難しいものです。
自分で一から見直して分析しようとすると、倍の時間がかかってしまいますよね。
実際のリアルな仕事での英語オンライン会議で録画を録ったとしても、業務中に自分の英語をチェックするための振り返りをわざわざすることはできません。
忙しいビジネスパーソンのあなたに代わって、コンサルタントは全てのレッスン録画を確認し、教師からのフィードバックを学習者であるあなたに提供します。
日本語では丁寧でスマートな表現ができるのに、英語になったとたん「子供っぽいな」「ぶっきらぼうだな」「何が言いたいのかわからない」といった印象を相手に与えてしまっては非常にもったいありません。
日本語ビジネスをするのと同じように、英語でもビジネスができるように。
明日から仕事で使える、ビジネス英語力を伸ばすフィードバックをコンサルタントからもらうことで、より洗練された英語力が身についていくことでしょう。
関連記事：英語学習コンサルタントとは？期待できる効果やおすすめできる人を解説！
まとめ
単に「英語会議」と聞くと「難しそう」「怖い」「自分にはハードルが高い」
そう思っている方も多いかもしれません。
ですが、実際に、会議前・会議中・会議後とそれぞれの段階でやるべきこと・求められる力を割り出し、役立つ機能やノウハウを覚えていくことで、漠然としていた「英語会議」の解像度が上がるのではないでしょうか。
「これは日本語の会議でいつもやっているあの段取りが使えそう」
「ここは英語ならではだから、事前に下調べして自分の発言メモを作っておこう」
「あの日本語資料を英語に翻訳して画面共有したら、皆にわかりやすいかも？」
そんな風に具体的にイメージが持てるようになってきたら「難しそう」「怖い」といった印象から「なんだか面白そう」「チャレンジしがいがありそう」と思えてきませんか！？
あなたのその気持ちに寄り添い、背中を押しながら英語会議のスキルを引き上げてくれるのがQQEnglishの教師陣とコーチです。
「今度の会議、英語でも大丈夫？」と聞かれた際「もちろん！」と答えられる自分を思い描きながら、一歩踏み出し、スキルアップを目指してみませんか。
