英語での議事録は怖くない！効率的なテクニックとポイントを伝授

「英語で会議に参加するだけでも大変なのに、ましてや議事録を作成するなんて難しそう..！」というイメージをお持ちの方も多いかもしれません。

ですが、英語での議事録作成に置いても、基本的な構成や押さえるべきポイントは日本語での議事録作成と一緒です。

基本を押さえた上で、英語ならではのコツを学んで行きましょう。
実際にアメリカ発のグローバル学術出版社や、オーストラリアの商工会議所で英語での議事録作成経験のある筆者が解説していきます。

「難しそう」というイメージがきっと「これならできそう！」に変わっていくはずですよ！

 

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英語の議事録完成までの基本的な流れ

「英語の議事録完成」をゴールに据えつつ、会議の招待と会議後の議事録の回覧という、付随する前後のタスクをまずは見ていきましょう。

会議のinvitation（招待）を送付

いわゆる「議事録係」によく付随するのが会議の「連絡調整係」ですよね。

近年では社内外の会議を問わず、Microsoft Teams、ZOOM、Google meetといったオンライン会議も主流になりました。

会議（meeting）の招待（iInvitation）を出席者に送る際は、会議の日時（date and time)・議題（agenda）を明確にしましょう。

他地域・国からの参加者がいる場合は、時差を考慮した無理のない時間帯で設定する配慮も必要です。

議題リストや、議事録のファイルを先に別途作成し、そちらのリンクも招待メールに貼っておき、参加者に事前に埋めてもらうことで、あなたの会議準備がスムーズになります。

また、オンライン会議のURLに加え、会議参加のためのパスコードが必要な場合は、そちらも追って参加者に送付するのを忘れずに。

会議後の対応はスピーディーに

議事録作成の具体的な中身は後述するとして、会議後には議事録の回覧を速やかに行い完成へと近づけます。

議事録の回覧は、参加者の記憶が新鮮なうちにスピーディに行うのがポイントです。

英語での会議の場合、どうしても聞き取れなかった部分や、書き取りが追いつかなかった部分も出てくることもしばしばあるでしょう。
そういった場合は、無理に耳からの情報だけに頼り誤った情報を記載するよりも、会議関連資料を参照しソースを確認することも重要です。

どうしてもわからなかった部分は直接発言主の方に改めて尋ねたり、オンライン共有のドキュメントであれば「XXX」のように仮に埋めておき、ハイライトやコメントを付けて、発言主の方に直接埋めてもらうのも一手です。

議事録が無事に完成したら、当日参加者・欠席者も含め議事録完成のお知らせを適宜送りましょう。
会議の録画ビデオがあれば、欠席者の方が議事録からより詳しく知りたいと思った部分を直接ビデオで確認することができるのでそちらも親切です。

もし次回会議が決まっていれば、invitationを早めに送付して参加者の予定を確保しておいてもらうのも良いでしょう。

最初のうちは慣れないかもしれませんが、2、3回サイクルを回すうちに自然と流れが身についてきますよ！

英語の議事録の基本構成

ここからは具体的に、英語の議事録の中身を押さえておきましょう。

基本構成は日本語の議事録とそう大きく変わりません。

英語の議事録の基本構成： ・会議名 ・開催日時と場所（リアルかオンラインかも） ・主な議題 ・次回の会議日程（決まっていれば）・署名欄（議長や上長の承認が必要な場合） 特に「主な議題」の部分では、議題に関する議論の展開と結論、今後取るべきアクションや期日も書いておくようにしましょう。

英語の議事録に関する基本単語と表現

具体的な議論内容は会議によりけりですが、どんな会議でも一般的に使われる基本の単語と表現を押さえていきましょう。

会議に関する基本の英単語

まずは基本の英単語から。

・invitation（会議の招待）
・agenda（議題）
・(meeting) minutes （議事録）
・record（会議の録画）
・housekeeping（諸連絡）

「議事録」は一般的に minutesですが、 「議事録をとる」は keep the minutes, take the minutes のように動詞keepやtakeと共に使います。

「アジェンダ」のようにカタカナ英語でも浸透しつつあるものもありますが、「ハウスキーピング」が会議の場面で「諸連絡」の意味で使われるのは意外と知られていないかもしれません。
次のように使います。

・I would like to make a housekeeping announcement.
（諸連絡をお伝えします。）
・Before we start the meeting. I have a few housekeeping issues.
（会議前にいくつかご連絡事項があります。）

覚えておくと便利！英語の議事録でよく使う英語表現

特定の議題について結論を導く場合、議事録上に「合意」や「決定」を明記しておくことは、覚書や後の資料としても重要です。

次のような定型の英語表現を覚えておくと、議事録をとる際に迷わずスピーディに書けるでしょう。

・Unanimously agreed.（全会一致で合意した。）
・To agree on～（～で合意した）
・To decide～（～を決定した）

agree（賛成）はdisagree（反対）と共にセットで覚えている方も多いでしょう。
unanimously（全会一致で、何の異論もなく）は日常会話ではあまり使われませんが、議事録などのビジネスや行政などの公式文書ではよく見られる表現です。

・The report was approved unanimously by the advisory board.
（この報告書は諮問委員会によって全会一致で承認された。）

検討事案に結論が出ず、持ち越しになることもしばしばありますよね。
そのような時は次のような表現を使うと良いでしょう。

・Continued consideration（引き続き検討）
・Carried over to the next meeting（次回会議へ持ち越し）

英語の議事録の重要ポイント３つ

議事録の基本構成や重要単語・表現を押さえたところで、次に英語圏ならではの文化的な違いや、英語の文法的な側面からのポイントを3つ、見ていきましょう。

英語の議事録のポイント①：日付表記の違いに注意！

日本語では「西暦→月→日→曜日」表記が一般的ですが、日付や時刻表記は国や地域によって慣習が異なるものです。

過去の議事録を見たり、参加者の文化的背景からわかりやすいものを検討すると良いでしょう。

例えば、アメリカでは 「曜日→月→日→西暦」の順番で表記します。
「2024年6月20日（木）」をアメリカ英語にすると、 「Thursday, 6/20/2024」になる。
また、 「6.20.2024」や「6-20-2024」でもOKです。

一方、オーストラリアでは　「曜日→日→月→西暦」の順番が一般的です。

シンプルに表記する時は「DD/MM/YY」（Day-Month-Yearの意味）で「 20/06/24」のようになります。
省略せずに記載する場合は、「20June 2024」とします（カンマなし、th、nd、st などの序数はなくてもOKです）。

さらに、曜日も含めて省略せずに記述する場合は、曜日の後にカンマを入れて「Thursday, 20 June 2024」のようにします。

英語の議事録のポイント②：5W1Hを抑える

日本語でも英語でも、議事録作成において大切なのは、第三者が後で見返した時に、

・会議で何が決定したのか ・どのようなアクションを誰が起こすのか
・何が引き続き検討されるのか

といった重要要素が端的に理解できることです。

それらを明確にするためにも、5W1Hを確実に押さえることは重要です。

この5W1Hを意識することは英語のリーディングにおいても重要なポイントですよね。
文章作成においても同様で、小中学生の頃の学級新聞や作文で指導された記憶がある方も多いのではないでしょうか。 基本中の基本ですが、改めて確認しましょう。

・Who（誰が）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・What（何を）
・Why（なぜ）
・How（どのように）

この基本の5W1Hに加えて、予算やコスト、収益等の報告が必要になるビジネス場面の議事録では特に、もう1つのH

・How much（いくら）

を意識して議事録をとるようにすると良いでしょう。

英語の議事録のポイント③：文体の統一

議事録の作成において、出席者の発言を逐一書き起こしていく必要はありません。

オンライン会議なら会議の録画ができたり、システムによっては自動文字起こし機能（transcrpit）が付いているので、発言の詳細を確認するのには、それらがあれば十分です。

議事録では会議の要旨をさっと掴めるよう端的に書くよう心がけましょう。

特に、英語での議事録作成では、能動態か受動態など、議事録全体で文体を統一させておくことも読みやすさにつながるので意識すると良いでしょう。

例えば「会議室の予約」一つとっても、能動態と受動態で次のように表現することができます。

・能動態：Takashi will book the venue by June 30.　
（タカシは6月30日までに会場を予約します。）
・受動態：The venue will be booked by June 30 by Takashi.
（会場は6月30日までにタカシによって予約されます。）

よりシンプルに箇条書きで書くなら次のような端的な書き方でも良いでしょう。

・Venue : will be booked by June 30 (Takashi)

会議中のメモは走り書きでも構いませんが、最後に議事録回覧に出す前に全体を一読し、文体が統一されているかの観点でも見直すと良いですよ。

英語の議事録作成とスピーキング能力の深い関係

ここで、英語での議事録作成に必要なスキルについて考えてみましょう。

英語の議事録作成＝ライティング力の問題？

「議事録作成＝書く」ことから単純に「ライティング力」の問題と捉えていないでしょうか？

自身のアイデアを書く場合は、単純なライティング力、何かを読んだ上で要約したりそれについて自分の考えを書く場合は「リーディング力＋ライティング力」になります。

しかし、英語での会議は「相手の発言を聞いた上で書く」つまり、そもそもリスニング力がなくては話になりません。

特に会議の場では、映画のように字幕もなければ、動画のように一時停止することもできません。
「ちょっと書き取るので、一旦議論を止めて欲しい」とは言えませんよね。

ナチュラルなスピードの発言を聞き取り、時には自分自身も発言し、並行してそれらを端的にまとめながら議事録に落とし込んでいく、複数のスキルの融合技なのです。

発音ができれば聞き取れる！

英語を聞き取れるかどうかは、自分がそもそも発音できるかどうかにも深く関わっています。

単語やフレーズの文字列と発音が結びついていなければ、聞き取ることも、それらを書き起こすことも不可能だからです。

反対に言うと「発音ができれば聞き取れる」とも言えます。

カランメソッドで聞き取り・発話の反射神経を強化

英語での議事録作成に必要な力は、単純なライティング力ではなく、さまざまな要素が必要なことが見えてきましたね。

・単語ごとに正しい発音を身につける・自然発話ならではのリエゾン（音と音のつながり）に慣れ、聞き取れるようになる
・会議の場でのテンポの速い会話への反射神経を身につける
・相手の発言を端的に言い換えたり要約できる

スピーキング、リスニングに紐づくこれらの力を養うのに最適なのが、オンライン英会話での日々の練習です。

QQEnglishでは、イギリスで50年の歴史があり、世界30カ国以上で使用されてきた「カランメソッド」を採用。

日本では初めての正規認定校として、オンラインレッスンを通じ数多くの方に利用されています。
カランメソッドは特に、徹底的に反復するように設計されているのが大きな特徴です。

教師のハイスピードな質問を聴き取り、それに対する回答を即座に求められるため、日頃のレッスンから英語の会議のスピード感に身体を慣らすことができます。

関連記事：カランメソッドの効果とは？日本初の正規認定校が解説！

経験豊富な教師陣＋専属コーチのWタッグでサポート

英語での議事録作成に必要な融合スキルは、一朝一夕では身につきません。

特に自学自習でも比較的勉強しやすいリーディングとは異なり、スピーキングやリスニングは、相手があってこそ効果的な学習ができるもの。 片手間ではなく、しっかりとあなたに向き合ってくれる教師とのレッスンの積み重ねが大切になります。

QQEnglishの教師陣は全員が正社員で、日本人への指導経験も豊富です。
毎回のレッスンであなたの弱点を洗い出し「のびしろ」を見つけてくれます。

加えて、QQEnglishのコーチングサービス「Boost Coaching」では、専任の日本人コンサルタントが全てのオンラインレッスンの録画を確認し、教師からのフィードバックをあなたに提供します。

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まとめ

英語での議事録作成について、会議前・後の段取り、議事録の構成、基本の英単語・定型表現や英語ならではのポイント、議事録作成とスピーキング能力との関係を見てきました。

「英語で議事録作成」と聞くと一見難しそうですが、一つ一つの小さなタスクや段階に分けることによって具体的なイメージが湧いたのではないでしょうか。

英語での議事録作成は決して難しいことではありません。

基本の段取りや構成、基本の英単語や定型表現を押さえ、何度かそのサイクルを回しているうちに自然と身に付いてくるようになります。

英語の会議に参加する機会があれば、ぜひ怖がらずに議事録係に挙手してみてください。

上達の道は実践あるのみですよ！

QQEnglishの講師陣とコーチが、「英語で卒なく仕事ができるビジネスパーソン」を目指す、あなたのチャレンジを後押しします。

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