【初心者必見】英語で電話が怖くなくなる！よく使うフレーズと便利なテクニック
英語での電話対応は、多くの人が苦手意識を持つ場面の一つです。聞き取れない言葉や適切なフレーズが浮かばない状況では、緊張や不安を感じることも多いでしょう。
しかし、基本的なフレーズや簡単なテクニックを身につけることで、自信を持って対応できるようになります。
本記事で学べる内容:
- 電話をかけるときに使える定型表現
- 電話を受けるときに使える定型表現
- 聞き取れない場合やトラブル時の対応方法
- NGポイントと改善策
この記事では、英語の電話対応が苦手な初心者でも簡単に実践できる内容をわかりやすく解説します。電話対応への不安を取り除き、自信を持って業務を円滑に進められるようにしましょう！
英語で電話が怖くなくなる！初心者向けの基本フレーズと実践テクニック
英語での電話対応に苦手意識を持つ人は少なくありません。ここでは、電話の基本フレーズと実践的なテクニックを学び、スムーズな対応を目指しましょう。
電話をかけるときに使える定型表現
英語で電話をかける際、スムーズな会話のためには準備が大切です。ここでは、場面別の基本フレーズを紹介します。
自分を名乗るフレーズ
電話をかける際の第一歩は、自分自身を名乗ることです。簡潔で明確な自己紹介が相手に安心感を与え、スムーズな会話のスタートにつながります。
- “Hello, this is [名前] from [会社名].”（こんにちは、[会社名]の[名前]です）
- “Good morning, this is [名前]. I’m calling regarding [用件].”（おはようございます、[名前]です。[用件]についてお電話しています）
話したい相手を呼び出すフレーズ
話したい相手につないでもらう際に役立つフレーズを使うことで、電話の出だしをスムーズに進めることができます。以下の表現を覚えておくと安心です。
- “May I speak to [名前], please?”（[名前]さんとお話しできますか）
- “Could you connect me to [名前/部署]?”（[部署/名前]につないでいただけますか）
相手が不在の場合のフレーズ
電話で話したい相手が不在の場合にも、適切なフレーズを使うことで、次につなげやすくなります。
- “I understand [名前] is not available. Can I leave a message?”（[名前]がご不在とのことですが、伝言を残せますか）
- “When would be a good time to call back?”（折り返しのお時間を教えていただけますか）
- “Could you let [名前] know I called?”（私から電話があったことを[名前]にお伝えいただけますか）
状況に合わせてこれらのフレーズを使い分けることで、よりスムーズな電話対応が可能になります。
電話を受けるときに使える定型表現
自分が応対する場合や、他の人に電話をつなぐ場合、それぞれ適切なフレーズを使うことで、相手に安心感を与えられます。
自分が応対する場合のフレーズ
自分が電話対応をする際には、シンプルで礼儀正しい表現を心がけましょう。
- “Good morning, this is [名前] from [会社名]. How can I help you?”（おはようございます、[会社名]の[名前]です。ご用件をお伺いします）
- “This is [名前]. How may I assist you?”（[名前]です。どのようなご用件でしょうか）
電話を転送する際のフレーズ
電話を転送する際は、相手に状況を明確に伝えることが大切です。
- “Please hold on while I transfer your call to [名前/部署].”（[部署/名前]におつなぎしますので、そのままお待ちください）
- “Let me check if [名前] is available. One moment, please.”（[名前]が対応可能か確認しますので、少々お待ちください）
トラブル時や聞き取れない場合の定型表現
電話中に相手の話が聞き取れない場合や、トラブルが発生した場合には、しっかりと状況を伝えることが重要です。
繰り返しをお願いするフレーズ
相手の話が聞き取れなかったときは、丁寧に繰り返しをお願いする表現を使いましょう。
- “Pardon me, I didn’t catch that. Could you say it again?”（失礼しました、聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか）
- “Could you speak a bit more slowly, please?”（もう少しゆっくり話していただけますか）
聞き取れなかった場合の対応フレーズ
繰り返しても理解が難しい場合は、具体的な対応をお願いしましょう。
- “Would you mind spelling that out for me?”（スペルを教えていただけますか）
- “Could you explain that in another way?”（別の言い方で説明していただけますか）
- “Let me confirm that I understand correctly. You said [繰り返し内容]?”（正しく理解しているか確認させてください。[繰り返し内容]とおっしゃいましたか）
これらのフレーズを使用することで、相手との意思疎通を保ちつつ、必要な情報を正確に把握することができるでしょう。
英語で電話をかけるときに注意したいポイント
英語で電話をかける際には、事前の準備がポイントです。準備をしっかりして、自信を持って電話をかけられるようにしましょう。
電話をかける前に準備しておくべきこと
ここでは、電話前に準備すべき重要なポイントを具体的に解説します。
伝えたい内容を事前にメモしておく
電話の内容を明確にするために、伝えたいポイントを箇条書きでメモしておきましょう。
- 話したい相手の名前や部署
- 要件を簡潔にまとめたメモ
- 必要な単語やフレーズのリスト
メモを準備することで、電話中の混乱を防ぎ、スムーズに会話を進められます。
自分の英語レベルに合ったフレーズを練習しておく
実際に使うフレーズを事前に練習することが大切です。以下のステップを試してみてください。
- よく使う定型表現を音読する
- 実際の会話を想定してシミュレーションする
- ネイティブスピーカーが話すスピードに慣れるため、リスニング練習を行う
英語で電話をかける際の心構え
焦らず冷静に対応するためのポイントを押さえ、安心して英語で電話をかけられる準備をしましょう。
ゆっくり話すことの重要性
電話での会話では、相手にとって聞き取りやすいスピードで話すことが大切です。
- 明瞭に発音する: 簡単な単語でも、ゆっくりと発音することで誤解を防げます
- 短い文で話す: 長い文を避け、簡潔に伝えることを心がける
- 沈黙を恐れない: 言葉を選ぶために一瞬、間を置いても構いません
相手の話をしっかり聞き取るためのポイント
相手の話を正確に理解するためには、集中して聞く姿勢が大切です。
- 背景音を最小限にする: 静かな場所で電話をかける
- 相手の話すスピードに慣れる: リスニングを練習をしておく
- 重要な情報をメモする: 相手が話している間、名前や数字など重要な情報を書き留める
聞き取れない場合は、丁寧に繰り返しをお願いすることで、トラブルを回避できます。冷静に対処することで、信頼感のある対応が可能になるでしょう。
電話を終える際のマナーとフレーズ
電話を円滑に終えることもビジネスコミュニケーションの重要なスキルです。適切なフレーズを使い、礼儀正しく会話を締めくくることで、相手に好印象を与えられるでしょう。
会話を終えるときに使える定型フレーズ
電話を終える際は、簡潔かつ丁寧なフレーズを使用することがポイントです。
- “Thank you for your time. I’ll follow up via email.”（お時間をいただきありがとうございます。後ほどメールでご連絡します）
- “I think that covers everything for now. Thank you!”（これですべてカバーできたと思います。ありがとうございました）
最後の挨拶で締めくくるフレーズ
電話の最後には、感謝を伝えた後に挨拶を添えることで、スムーズに会話を終えることができます。
- “Take care, and I’ll speak to you soon.”（お元気で。また近いうちにお話ししましょう）
- “Have a great day, and let me know if you need anything else.”（良い一日をお過ごしください。他に何かございましたらお知らせください）
最後の一言で明るい印象を残し、会話を締めくくりましょう。
電話対応で避けたいNGポイントとその改善策
電話対応では、言葉遣いや聞く姿勢が相手の印象に大きく影響します。適切な対応を心がけることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
印象を悪くしないための注意点
相手に好印象を与えるためには、丁寧な言葉遣いや適切な聞く姿勢が不可欠です。
カジュアルすぎる表現を避ける
電話中の言葉遣いがカジュアルすぎると、相手に失礼な印象を与えることがあります。
- 敬語や丁寧なフレーズを使う
- × “Yeah, I got it.” → ○ “Yes, I understand.”（はい、理解しました）
- × “Hang on a sec.” → ○ “Please hold on for a moment.”（少々お待ちください）
- 相手への配慮を込める
- “Thank you for your patience.”（お待ちいただきありがとうございます）
- “I appreciate your time.”（お時間をいただき感謝します）
相手を遮らず、最後まで話を聞く
相手の話を途中で遮ることは、電話対応における大きなマイナスポイントです。相手に敬意を示し、最後まで話を聞く姿勢を持ちましょう。
相手の話が終わるのを待つ
- 話の途中で割り込むのではなく、相手が発言を終えてから対応を始める
- 必要があれば、メモを取りながら聞く
確認を行うフレーズを活用
- “Just to confirm, you’re saying [内容], correct?”（確認ですが、[内容]ということでよろしいですか）
- “I see, let me summarize what you’ve said.”（承知しました。おっしゃった内容をまとめさせていただきます）
英語での電話対応を成功させるために大切なポイント
英語での電話対応は、適切なフレーズを覚えるだけでなく、事前準備や相手への配慮を意識することで格段にスムーズになります。
電話は単なるコミュニケーションツールではなく、信頼を築くための重要な手段です。
正確な言葉遣い、丁寧な対応、相手を尊重する姿勢を持ち続けることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。ぜひ今日から実践を始めて、業務をより円滑に進められるよう努力してみてください！
