英語の電話対応で使える頻出フレーズ！《完全保存マニュアル》
フェイストゥーフェイスの英会話だと自信があるけれど、電話対応となると「緊張してしまう……」「何を話せばよいか分からなくて不安……」という方は少なくありません。
電話応対は授業や留学などで習う機会が少なく、また実生活でもなかなか経験を積むことが難しいからです。
加えて日本語の「もしもし」のように英語にもお決まりのフレーズがあるため、それらを十分に知らないことが自信の欠如にもつながっているのかもしれません。
しかしながら、ビジネスシーンにおいて電話は重要なツールです。近年は英語を使った電話応対の需要が増えており、日本国内において英語に特化したコールセンターも数多く見受けられます。
また外国人労働者が増加し、またインバウンドにより多くの外国人観光客が日本に訪れていることもあり、日常的に英語での電話対応に追われる日もそう遠くないかもしれません。
そこで電話時における定番の頻出フレーズを覚えて、ぜひスムーズなコミュニケーションを図っていきましょう！
本記事では、電話対応における場面を想定して、実際に使えるフレーズをご紹介していきたいと思います。
1.電話を受けたとき
まずはビジネスシーンにおいて、匿名の相手から電話がかかって来たときにどのような内容を言うべきなのか、流れとともにご説明していきます。
1-1.会社名と名前を名乗る
Thank you for calling Magic Time Corporation. This is Alex Wayne speaking.
「お電話ありがとうございます。マジックタイム社のアレックス・ウェインです」
着信に気付いて受話器をとったとき、日本語においてもまず「会社名」と「名前」を述べると思います。それは英語圏でも同じです。正確に自身の情報を伝えることで相手に信頼感を与え、また相手が掛け間違っていないことを証明してあげましょう！
同様に相手も名前を教えてくれると思いますが、もし何も言われなかった場合は次のように相手の名前を尋ねましょう。
May I have your name【your company name】, please?
Could you tell me your name【your company name】?
「お名前【社名】を教えていただけますか？」
※重要フレーズ
This is〜.「私は〜です」
電話で氏名を伝えるときは“I’m 〜.”や“My name is 〜”ではなく上記の表現を使いましょう。
1-2.要件（用件）を確認する
How can I help you?
May I help you?
Could you inform me of the purpose of your call?
「ご用件はございますか？」
Who would you like to talk to?
「どなたにおかけですか？」
名前の確認に続いて、どのような目的で電話を掛けてきたのか確かめましょう。相手の意図を知ることなしには電話対応はできません。
※重要フレーズ
purpose「目的」
Could you inform me 〜?「〜を私に教えていただけますか？」
よく使いがちな“Could you tell me 〜?”はカジュアルな表現で、ビジネスシーンでは好ましくない場面があります。そのため上記の“inform「（正確に）知らせる」”を覚えておきましょう！
1-3.担当者に取り次ぎたいとき
I will transfer your call.
I’ll put you through now.
「ただいまお繋ぎします」
Let me transfer you to the Product Development Department.
「企画開発部にお繋ぎいたします」
上記の表現に加えて“Please hold on.「少々お待ちください」”と告げて保留ボタンを押しましょう。 “hold”は「つかむ」を意味し「受話器（スマホ）を持ったままでいてください」という意味になります。
また取り次ぎに時間がかかってしまった場合は“Thank you for waiting.「お待ちいただきありがとうございます」”と伝えてあげると親切です。
※重要フレーズ
transfer「取り次ぐ」
1-4.担当者が不在のとき
I apologize. Mr. Yamada is not available at the moment.
「申し訳ございません。ただいま山田は手が離せず電話に出られません」
I’m afraid that she is on a business trip.
「恐れ入ります。彼女はただいま休暇中です」
担当者が留守で、取り次ぐことができない場面もあると思います。その際は上記のフレーズを使って断りを入れましょう。
謝る表現の一つに”I’m sorry.「すみません」”が挙げられますが、この表現はカジュアルでビジネスシーンではネガティヴに捉えられる可能性があります。お客様やビジネスパートナーの場合は“apologize”を使ってください。
※重要フレーズ
available「利用可能な」
He is not available.「ただいま、彼は手が離せません」
2.電話をかけるとき
次に、電話をかける際の基本フレーズをご紹介します。ビジネスシーンでなくとも、海外旅行時やオンラインショッピングなどでカスタマーセンターと連絡を取りたい場合にも使えます。
2-1. 会社名と名前を名乗る
Good afternoon, this is Alex Wayne of Magic Time corporation.
「もしもし。マジックタイム社のアレックス・ウェインです」
This is Hans Zimmer from Music Corp.
「ミュージック社のハンス・ジマーです」
2-2.要件（用件）を伝える
・インサイドセールスをする場合
I would like to introduce you to our new products.
「私たちの新商品について紹介させてください」
Can I take a brief moment to inform you about our company?
「簡単に私たちの会社についてご説明してもよろしいでしょうか？」
※重要フレーズ
I would like to 〜「〜させていただきたいのですが……」
相手に依頼する際によく登場する表現です。“I want to 〜”だとカジュアルすぎるのでこちらの丁寧な言い方を覚えましょう。
a brief moment「少しの時間」
要点を絞り短時間で説明することをビジネスでは「ブリーフィング」と言います。その元になっている英単語が“brief”です。
・誰かに取り次いでもらいたい場合
May I speak to Ms. McGraw?
「マックグロウさんはいらっしゃいますか？」
I’m returning a call from Mr. Tanaka.
「田中さんからの電話を折り返しています」
I apologize I have missed your call.
「いただいたお電話を取れずに申し訳ございません」
※重要フレーズ
return ⚪︎⚪︎’s call「折り返し電話をかける」
・約束を変更したい場合
Would it be possible to change the time of the meeting?
「会議の時間を変更させていただいてもよろしいでしょうか？」
I would like to reschedule our appointment on Monday.
「月曜日のお約束をリスケさせていただきたいです」
※重要フレーズ
would it be possible to 〜「〜をさせていただくことは可能ですか？」
reschedule「スケジュールを変更する」
・目的地への到着が遅れる場合
My flight has been delayed, and I will not be able to check-in today.
「飛行機が遅れています。そのため本日チェックインができません」
I apologize but I am running late so I might not make it in time.
「すみません。遅れているので時間に間に合わないかもしれません」
※重要フレーズ
I’m running late.「遅れています」
2-3.伝言を残す（担当者が不在の場合）
Could you take a message?
Would you mind taking a message for me?
「伝言をお願いしてもよろしいですか？」
※重要フレーズ
would you mind -ing?「〜することを気にしますか？」
相手に許可を求める表現です。取り次ぐ方が不在だった場合は、電話を受けた側が“Would you like to leave a note?「伝言を残されますか？」”と提案してくれるかもしれません。
2-4.電話を切るとき
Thank you for calling. Have a nice day. Bye.
「お電話いただきありがとうございました。良い一日を」
3.ちょっとしたときに使える表現
Could you speak a little louder, please?
「もう少し大きな声で話していただけますか？」
May I have your phone number, please?
「お電話番号を教えていただいてもよろしいですか？」
We will transfer to an English speaker for you.
「英語が話せる担当者に代わります」
I would like to reconfirm my reservation.
「予約の再確認をしたいのですが」
I’m afraid you have the wrong number.
「電話番号をお間違いではないでしょうか。」
I’ll talk to you soon.
「またご連絡します」
4.おわりに
以上が電話でよく使う頻出フレーズです。覚えてしまえば最低限のやり取りができるようになり、次第と慣れて臨機応変な対応ができるようになってくるでしょう。
なかなか覚えられない方は、上記内容を紙に書き出してデスクに貼っておくと安心です。また相手の言葉が聞き取れなかった場合は勇気を持ってしっかりと聞き返しましょう。
憶測で話を進めてしまうと大変なことに繋がる可能性があります。みなさまの有意義な英語ライフを陰ながら応援しています！
