【メール】ビジネスシーンで使える英語フレーズのテンプレート！完全保存版！
英語でメールを送信するとき、作成のたびにインターネットで件名や問い合わせの表現を調べていませんか？
文字はデータとして記録されますし、メールでは表情や手振りなどの非言語コミュニケーションを行うことができないので、慎重になる気持ちは十分に分かります。
しかし、ビジネスシーンにおいて時間は大変貴重なもの。返信が遅れてしまえば相手に迷惑をかけることに繋がり、送信に一喜一憂していれば自身の大切な時間も失ってしまいます。
そこで本記事では、メールの基本的なルールをまとめ、様々なシーンごとに使えるフレーズをご紹介していきたいと思います。
普段のコミュニケーションではなかなか使わない、メール特有のフレーズも載せているので、英語初心者の方だけでなく熟練者の方も一読いただけると幸いです。
1. 基本のメール作成手順
日常生活ではLINEやChatworkなどで連絡を済ます傾向にあるため、なかには件名や頭語を意識したことがない方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、英語でメールを作成する際、日本のものと同じように作成の作法があります。
まずはこちらで基本的な流れを抑えておきましょう。
1-1. 件名（Subject）
業務連絡やテストメールを含め、1日に100件を超えるメールを受け取っているビジネスマンもいます。
そのなかで不適切な件名を設定してしまうと、迷惑メールとして処理され確認してもらえない可能性があります。
そのため件名は『一目で内容が分かるもの』を設定しましょう。
抽象的なものではなく具体的な言葉を選びます。例えばただ『会議』と記すのではなく『会議の日時変更』や『会議の欠席連絡』など、内容にまで触れるとGoodです！
以下に良い例と悪い例を表にまとめたので参考にしてみてください。
件名に名前を明記しておくとスムーズですが、相手が返信の際に「件名」を変えなければならないため、不満に思う方もいます。
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悪い例 |
良い例 |
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・Hello! ・Congratulations! ・Information ・Error ・Meeting! |
Quick question 「ちょっとした質問」 Order number 808 「注文番号808」 Request for payment 「お支払いのお願い」 Apology for the mistake 「間違いのお詫び」 Change in business trip schedule 「出張日程の変更」 Condolences 「訃報」 Absence due to [ 理由 ] on [ 日付 ] 「会議への欠席連絡」 Inquiry about your product「貴社の商品に関するお問い合わせ」 |
緊急の場合は冒頭に”IMPORTANT（重要）”や”URGENT（緊急）”などをつけると良いです。ただし多用するのは避けましょう。
1-2. 書き始め（頭語 Salutations）
頭語とは手紙やメールの冒頭で用いるお決まりのフレーズです。ビジネスシーンにおいて取引相手にメールを送信する場合、適切な頭語を記しておく必要があります。
基本は以下の文言を書き始めに用いる方が多いでしょう。
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Dear + 敬称（Mr. Ms.） + 相手の姓（family name）+コロンもしくはコンマ |
敬称に関して”Ms”は未婚・既婚に関係なく使えるため、”Mrs”や”Miss”よりもオススメです。
最近はジェンダーへの意識が高まっているので、いずれ”Mr”や”Ms”はなくなるかもしれませんね。また男性であれば“Sir”、女性であれば”Madam”を使うこともできます。
“family name”は姓を添えます。「名」を表す”first name”ではないことに注意しましょう。
最後にはアメリカ式だとコロン、イギリス式だとコンマを付け加えますが、厳格なものではないのでどちらでも構いません。
また、送信相手が役職者だと分かっている場合は、役職名や部署に変えるのも良いでしょう。
特に親しい間柄に対しては“Hi! Alex.”などカジュアルな表現を使っても大丈夫です。
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例 Dear Mr. Wayne: Dear Ms. Cruise. Dear Manager: |
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役職名 |
English |
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社長 |
President |
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常務 |
Managing Director |
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部長 |
Manager |
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主任 |
Chief |
1-4.書き始め（挨拶 Greeting）
頭語の後には、初めて送る相手の場合は自己紹介、2回目以降であれば簡単な近況報告や感謝を述べると良いでしょう。長々と書かずに端的に1、2文が好まれます。
My name is Bruce Wayne of Oxymoron Inc.
「私はオクシモロン社のブルースウェインです。」
Thank you for visiting my company on April 1st.
「4月1日の訪問ありがとうございました。」
I’m looking forward to going to the event next week.
「来週のイベントに行くのがとても楽しみです。」
送信相手とすでに知り合いで関係性が築けている場合は、親しみを込めて”Hello from Tokyo!「東京からこんにちは！」”や”How are you doing?「調子はどう？」”などでも良いと思います。
1-5. 本文（Content）
続いてメールの目的である本文について言及していきます。ここではまず結論を伝え、段落を意識しながら簡潔に書いていきましょう。
手紙のように感情的な文を書くのではなく、客観的で簡潔な文を心がけましょう。論文のサマリーのようなイメージです。
「そっけないかも…」や「冷たすぎるかな…」と感じることもありますが、だらだらと書き綴るほうが相手を不快にさせる可能性があります。
接続詞や関係詞の多用にも注意です。下に好ましくない例と改善例を載せてみました。
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I think that she likes your idea.（I thinkは主観であって客観ではない） ⇨ She likes your idea. 「彼女はあなたの意見に賛成しています。」 |
また、伝達事項が多い場合は箇条書きでも構いません。必要な情報を淡々と記していくことでわかりやすく読みやすいメールになります。
1-6. 結語（Complimentary Close）
メールを締めくくるために結語を表記しておきましょう。日本語の「敬具（結びの挨拶）」にあたる部分です。
こちらも米式と欧式がありますが、そこまで重要ではないのでお気に入りのものを覚えておくと便利です。
親しい場合は”Take care!「お大事に！」”や”Good luck!「幸運を祈る」”などでも大丈夫です◎
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アメリカ式 |
イギリス式 |
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Respectfully yours. Very truly yours. Faithfully yours. |
Yours respectfully. Yours faithfully. Yours very truly. |
2. メールで使える具体的な英語表現
続いてシーン別に使えるフレーズを厳選してみました。動詞や名詞を言い換えれば臨機応変に使えるものをまとめたのでぜひご確認ください。
2-1. 会議に欠席する場合
I apologize that I can not attend the meeting today because I’m flu.
「本日、インフルエンザのため会議を欠席いたします。申し訳ございません。」
“I apologize that〜”は「申し訳ありません」を意味し、こちらに何かしらの非がある場合に使います。”I’m sorry that〜”も同様に謝罪の意味がありますが、少しカジュアルなのでビジネスシーンでは上記のものを使いましょう。
2-2. 休暇中で対応できないとき
Currently, due the New Year’s holiday season, we are unavailable for correspondence until Monday, January 6, 2025.
「現在、年末年始休暇のため、2025/1/6（月）まで対応できません。」
“unavailable”は「利用不可能な」を意味し、何かをできなくなったことを伝える際によく使います。
この場合、主語”we”は会社を代表していることを指します。個人の休暇の場合は”I”を使うので、”we”と”I”でどの立場で物事を言っているのか考えるようにしましょう！
2-3. 添付ファイルを送信する場合
Please confirm the attached materials that include price lists.
「価格表に関する資料を添付しておりますのでご覧ください。」
文字だけでなく画像や書類を送りたいときもあるはずです。その際は、ただ添付せずに上記の文言を添えると親切です。
添付ファイル名は半角英数字で指定するとベター。”confirm”は最終確認のニュアンスがあるため”check”よりも重要度の高い場合に使えます。そのほか下記のような表現も使うことができます。
I am sending the invoice as an attached document.
「請求書を添付ファイルでお送りしています。」
Please check the attached file.
「添付ファイルの確認をよろしくお願いします」
2-4. 返信を先延ばしたいとき
We need some time to think about your suggestion, so could you please wait for our reply until next Tuesday?
「あなた様のご提案に関して、考える時間をいただきたいと思いますので、来週の火曜日までお返事をお待ちいただけますでしょうか。」
ビジネスシーンでは返答に時間がかかる場合があります。その場合、ただ返信を先延ばしにすることなく「返信が遅れること」をしっかりと相手に伝えましょう。相手に依頼する表現”Could you please〜?”を覚えておくと便利です。以下のような表現も使えます。
I will contact you once again as soon as the schedule has been decided.
「具体的な日程が決まり次第、改めてご連絡いたします」
2-5. 会議の日程を変更してもらいたいとき
I apologize that I have another important meeting that day. Could we reschedule for another day?
「その日は別の重要な会議が入っておりまして申し訳ございません。別の日に変更していただけますか？」
「もう一つの、別の」を意味する”another”はビジネスシーンでよく使う表現です。またリスケをしたい場合は“Could we reschedule〜？”を使いましょう！もちろん下記のように別日の候補を提案するのを忘れずに。
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Could you check if the below schedule is available? August 22 14:00-15:00 August 23 16:00-18:00 August 25 12:00-17:00 |
2-6. アポイントを取りたいとき
If you don’t mind, could you meet for a few minutes at your office?
「もし良ければ、あなたの会社で少しだけ会っていただけませんか？」
「差し支えなければ…」を意味する“if you don’t mind〜?”を覚えておきましょう！
2-7. 悪い知らせを送る場合
We regret to inform you that we disagree with your project.
「大変申し訳ございませんが、弊社は御社のプロジェクトに同意しかねます。」
“we regret to inform you that〜”は「誠に残念ながら〜をお知らせします」を意味します。“tell”はカジュアルなニュアンスがあるため正式な通知を行う際は”inform”が好まれます。
また同意する表現の”agree with〜「賛成する」”と”disagree with〜「反対する」”も覚えておきましょう。
2-8. 相手の要望に応じられないとき
We do not accept discounts for this service.
「このサービスの値下げは行っておりません。」
会社の経営のために受け入れられないことは、きっぱり主張することも大切です。その際、丁寧な表現をあえて使わずに毅然とした態度で対応しましょう。
2-9. オンラインでの面談を希望する場合
I would prefer a zoom over a meeting in-person.
「対面の会議ではなくズームを希望しています。」
希望をやんわりと伝える際は“I would prefer A over B.「BよりもAが好ましい」”が効果的です。 ただし、AとBの語順を間違えないようにしましょう。
基本的に英語は、伝えたいことを先に言う傾向があります。
2-10. 締めくくりたいとき
I ask for your kind cooperation.
「ご協力のほどよろしくお願いいたします。」
I’m looking forward to seeing you.
「あなたにお会いできることを楽しみにしています。」
Please let me know if you need anything else.
「ほかに何かございましたら、遠慮なくお伝えください。」
In case of an emergency please contact me on the phone number below.
「緊急時は、以下の番号にお電話をお願いします。」
結語の直前に使えるフレーズです。感謝や気遣いの一言を述べると相手からの印象もUPします。
3. おわりに
メールを受け取った際は、できるだけ早く返信するように心がけましょう。返信が来ないと気になってしまい相手に不要な気苦労をかけるかもしれません。
返信が遅れそうな場合もその旨をしっかりと伝えてくださいね！皆様の英語ライフが快適なものになるよう心から応援しています。
